# 5 points pour bien préparer une réunion de travail (à l'avance)
Combien d'heures perdues chaque semaine dans des réunions mal cadrées ? Selon une étude Harvard Business Review, les cadres passent en moyenne 23 heures par semaine en réunion, et 71 % la considèrent comme improductive. Voici comment inverser la tendance.
Pourquoi préparer une réunion à l'avance change tout
Mobiliser plusieurs participants à une réunion improductive est nuisible pour l'entreprise. Cela génère une impression d'inefficacité et entame la motivation des collaborateurs. À long terme, c'est la marque même de votre management qui est en jeu.
Pour éviter de faire perdre leur temps à vos collaborateurs, voici 5 points pour bien préparer votre réunion à l'avance.
1. Fixer un objectif clair
Ne faites pas déplacer vos collaborateurs pour rien : fixez un objectif à cette réunion. Pas « faire un point », mais :
Puisque vous êtes l'organisateur de la réunion, montrez que vous savez où vous voulez aller. Balisez, explicitez, guidez. Une fois la réunion commencée, il sera toujours temps de laisser chacun s'exprimer.
2. Choisir les bons participants
C'est souvent l'erreur la plus coûteuse. Il y a :
C'est à vous de trancher. N'oubliez pas que c'est vous qui allez louer une salle ou parler pendant une heure : le coût d'une réunion à 10 personnes n'est pas le même qu'à 5.
Pour permettre à vos participants de s'inscrire à une réunion qui n'a pas vocation à être publique, pensez à un outil comme Doodle : c'est facile d'utilisation et gratuit.
Et pour ceux que vous ne pouvez pas inviter mais que vous souhaitez quand même informer, proposez-leur de recevoir la présentation par Dropbox, WeTransfer ou Google Drive.
3. Choisir le bon lieu de réunion
Un bon lieu de réunion :
S'il existe de plus en plus de sites de réservation de salles et de bureaux qui donnent l'impression de faciliter votre travail de recherche, sachez que ces sites prélèvent une commission sur la location effectuée. Nos conseils :
1. Identifiez vos besoins : matériel, nombre de participants, accessibilité, collation 2. Prenez contact directement avec les organismes et comparez 3. Vous trouverez rapidement l'endroit idéal sans payer la marge de l'intermédiaire
4. Anticiper les questions à poser
Une réunion productive, c'est une réunion où les bonnes questions sont posées. Préparez à l'avance :
Quelques exemples :
5. Vérifier la logistique la veille
Votre ordre du jour, votre planification, votre sélection des participants, votre location de salle, votre mailing : tout est prêt. Votre présentation et vos supports sont prêts. Il reste quelques détails :
Le Centre Amadeus, par exemple, propose ce type de service : pauses café, encas, équipement vidéo, prise en charge logistique complète.
Récapitulatif : la checklist pour préparer votre réunion
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Le Centre Amadeus à Aix-en-Provence met à disposition des salles de réunion tout équipées, avec service de pauses café et accueil professionnel. En plein centre-ville, à deux pas de la gare routière et du parking Méjanes.
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